Nouvelle Planète organisiert den ganzen Einsatz von A bis Z (Vorbereitungszeit, Reise ins Gastland und Rückkehr). Das Team in Lausanne, sowie die lokalen Koordinatoren haben eine Erfahrung von mehr als 25 Jahren.
In der Schweiz organisiert das Team Vorbereitungstreffen für die Teilnehmer und/oder die Gruppenleiter, plant die Reise mit dem Flugzeug, schliesst eine Haftpflichtversicherung (Schaden, der während des Einsatzes einer anderen Person zugefügt wird) sowie eine Annullierung- und Rückführungsversicherung ab. Eine Person vom Nouvelle Planète Team verfolgt die Vorbereitung der Gruppe (Ratschläge, Anwesenheit an einigen Treffen, lesen der Protokolle der Treffen, usw.). Eine andere ist verantwortlich für die Aktionen im Gastland. Sie ist in regelmässigem Kontakt mit dem lokalen Koordinator.
Im Gastland organisiert der lokale Koordinator von Nouvelle Planète (Büro von Nouvelle Planète oder lokale Organisation) den Aufenthalt vor Ort und empfängt die Gruppe. Er stellt die Gruppe dem lokalen Partner vor und ist 24/24h während des ganzen Einsatzes erreichbar. Dazu plant und verfolgt er langfristig die Hilfsprojekte, welche die Gruppe unterstützt hat.
Die Verantwortlichen der bestehenden Gruppe leiten ihre Gruppe an wie sie es gewohnt sind. Sie animieren die Gruppe, motivieren sie, regen Initiativen der Teilnehmer an und koordinieren die geführten Aktivitäten. Sie unterhalten regelmässig interne (zwischen den Teilnehmern der Gruppe) und externe Beziehungen (mit Nouvelle Planète). Sie machen eine ein- oder zweitägige Ausbildung, die von Nouvelle Planète während der Vorbereitungszeit organisiert wird.
Das Team von Nouvelle Planète ist nicht für die Teilnehmer der Einsätze verantwortlich. Die Verantwortlichen der bestehenden Gruppe sind zuständig für das Benehmen der Gruppe und das Einhalten der Teilnahmebedingungen.
